Datenschutzerklärung

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. Diese Erklärung informiert über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung der Plattform INQAflow.

1. Verantwortlicher

2. Rolle von INQAflow (Auftragsverarbeitung)

INQAflow ist eine Software-as-a-Service-Plattform, mit der INQA-Coaches und Beratungsunternehmen (nachfolgend „Mandanten") ihre Förderprojekte verwalten. Soweit Mandanten in der Plattform Daten ihrer eigenen Kund:innen bzw. der beratenen Unternehmen (Endkunden) verarbeiten, ist der jeweilige Mandant datenschutzrechtlich Verantwortlicher und die scale digital GmbH handelt insoweit als Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungs­vertrag bzw. der zugrunde liegende Berater- und Begleitervertrag. Für die eigenen Konto- und Nutzungsdaten der Mandanten ist die scale digital GmbH selbst Verantwortliche.

3. Hosting

Die Plattform wird bei Amazon Web Services (Amazon Web Services EMEA SARL) in der Region Frankfurt am Main (eu-central-1), Deutschland, betrieben. Die Daten werden ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Mit AWS besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

4. Server-Logfiles

Beim Aufruf der Plattform werden technisch notwendige Zugriffsdaten verarbeitet (u. a. IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, abgerufene Ressource, Statuscode, übertragene Datenmenge). Diese dienen dem sicheren Betrieb und der Abwehr von Missbrauch und werden nach kurzer Zeit gelöscht oder anonymisiert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Cookies

INQAflow setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, insbesondere ein verschlüsseltes Sitzungs-Cookie zur Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldung. Es findet kein Tracking, keine Analyse und keine Werbung statt. Ein Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

6. Nutzerkonto

Für die Nutzung legen wir ein Konto an. Verarbeitet werden Name, E-Mail-Adresse, ein als kryptografischer Hash gespeichertes Passwort sowie ggf. Ihre INQA-Coaching-ID und Mandanten-Zuordnung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag).

7. Projekt- und Endkundendaten

Im Rahmen der Förderbegleitung verarbeiten Mandanten in der Plattform Stammdaten der beratenen Unternehmen (z. B. Firma, Gegenstand, Anschrift, Beschäftigtenzahl, Umsatz) sowie Projekt-, Termin- und Nachweisdaten. Diese Verarbeitung erfolgt weisungsgebunden für den Mandanten (Auftragsverarbeitung, siehe Ziffer 2). Mandanten sind verpflichtet, ihre Endkunden vorab transparent zu informieren (Transparenzerklärung).

8. KI-gestützte Funktionen

Zur Förderfähigkeits-Vorprüfung und zur Erstellung von Dokumentenentwürfen nutzt INQAflow large language models (Claude von Anthropic) über den Dienst Amazon Bedrock in der EU-Region (Frankfurt). Die übergebenen Eingaben werden ausschließlich zur Erzeugung der jeweiligen Ausgabe verarbeitet und nicht zum Training der Modelle verwendet. Eine vollautomatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt; die Ergebnisse sind unverbindliche Vorschläge, die fachlich geprüft werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

9. E-Mail-Postfachanbindung (optional)

Bindet ein Mandant ein eigenes E-Mail-Postfach per IMAP/SMTP an, werden die Zugangsdaten verschlüsselt gespeichert und ausschließlich zum Abruf und Versand von Nachrichten im Auftrag des Mandanten verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. Hochgeladene Dokumente

Lädt ein Mandant Dokumente (z. B. den INQA-Coaching-Scheck) hoch, werden diese zur automatischen Auslesung verarbeitet und im Projekt gespeichert. Die Verarbeitung erfolgt weisungsgebunden für den Mandanten.

11. Empfänger / Auftragsverarbeiter

• Amazon Web Services EMEA SARL (Hosting, Datenbank, KI-Inferenz) — EU/Frankfurt.
• Ggf. der vom Mandanten angebundene E-Mail-Anbieter (nur bei Postfachnutzung).

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, soweit gesetzlich zulässig oder erforderlich.

12. Drittlandübermittlung

Eine Verarbeitung findet grundsätzlich innerhalb der EU statt. Sollte im Einzelfall eine Übermittlung in ein Drittland erforderlich sein, erfolgt diese nur auf Grundlage geeigneter Garantien (insb. EU-Standardvertrags­klauseln).

13. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist bzw. gesetzliche Aufbewahrungsfristen (insb. handels- und steuerrechtlich) dies vorschreiben. Projektdaten werden nach Weisung des jeweiligen Mandanten gelöscht.

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Richten sich Daten an einen Mandanten als Verantwortlichen, leiten wir Ihre Anfrage an diesen weiter. Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde.

15. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt TLS-verschlüsselt (HTTPS). Passwörter werden ausschließlich als Hash, Postfach-Zugangsdaten verschlüsselt gespeichert. Der Zugriff ist über ein Mandanten- und Rechtekonzept abgesichert.

16. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der Plattform oder der Rechtslage dies erfordern.